Ai para la gestión documental que aprueba en un día, no en un mes.
Los documentos entrantes se clasifican y se enrutan solos. Los contratos se comparan con la plantilla y pasan a aprobación con un dictamen listo. Las órdenes de las resoluciones se convierten en tareas. Búsqueda en el archivo — en segundos. Escenarios de Ai listos para SGD y ECM que se ponen en marcha en 2–4 semanas. Secretaría, juristas y gestores documentales configuran ellos mismos las rutas y las plantillas.
- ◉ Clasificación y enrutamiento con Ai
- ⌬ Búsqueda en el archivo (RAG)
- ⛯ Directum · Дело · 1С:ДО · Тезис
- ⛨ 152-ФЗ · 63-ФЗ · ГОСТ Р
Todos tienen un SGD. Pero el documento sigue «perdido en la mesa de alguien» y nadie encuentra el reglamento necesario.
La secretaría clasifica los entrantes a mano. El jurista dedica una semana a leer un contrato para encontrar las diferencias con la plantilla. La aprobación del contrato recorre una cadena de 9 personas y se atasca. Las órdenes de las resoluciones se pierden en un documento de Word. Un empleado pregunta en el chat «¿dónde está el reglamento de viajes de trabajo?» — y nadie lo sabe.
Los entrantes se clasifican a mano y se pierden por el camino
Cartas, solicitudes, reclamaciones, actas y resoluciones llegan al correo y al intercambio electrónico. El gestor documental determina a mano el tipo, el ejecutor y el plazo. El 30% va a destino equivocado, el 10% se pierde. El SLA de respuesta se incumple.
Aprobar un contrato: una cadena de 9 personas y tres semanas
El jurista lee cada contrato desde cero. El financiero verifica los datos. El responsable de seguridad comprueba la contraparte. Cada uno espera al anterior. La operación se detiene y la contraparte se impacienta.
«¿Dónde está ese reglamento?» — 30 minutos de búsqueda
Los reglamentos están en Confluence, las resoluciones en el SGD, las políticas en el portal y un correo importante — en el buzón de hace tres años. Nadie recuerda dónde está cada cosa. El empleado pregunta en el chat y espera.
No «implantamos Ai en el SGD». Cifras de velocidad, SLA y carga de trabajo del equipo.
Cada escenario tiene una economía clara. No «mejoramos el proceso», sino días concretos de aprobación, precisión del enrutamiento, SLA de entrantes y carga del jurista y de la secretaría.
Tiempo de procesamiento de entrantes
La Ai reconoce el tipo, extrae los datos y enruta al ejecutor según sus reglas. La secretaría solo revisa los casos dudosos.
Ciclo de aprobación del contrato
Comparación con la plantilla, verificación de la contraparte, dictamen para el jurista. De 3 semanas a 1–2 días en los contratos tipo.
Búsqueda del documento necesario en el archivo
RAG sobre el archivo corporativo con cita de la fuente. El empleado pregunta en Telegram o en el portal y recibe la respuesta con el enlace.
Cumplimiento del SLA de las órdenes
La Ai extrae las órdenes de resoluciones y actas, las convierte en tareas, controla los plazos y escala al responsable.
La Ai vive dentro del perímetro del SGD. Del documento entrante al archivo y al panel del directivo.
Conectamos su SGD, el intercambio electrónico de documentos, el archivo corporativo y el BPM, colocamos agentes de Ai en procesos concretos y entregamos el control a la secretaría, los juristas y el COO. Ninguna API externa para documentos confidenciales.
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01
Conectamos el SGD, el intercambio electrónico, el archivo y el BPM en un perímetro cerrado Directum, ELMA, DocsVision, Дело, Тезис, Practika, 1С:Документооборот, Диадок, Контур, СБИС, СМЭВ, ГосЭДО, SharePoint, Confluence, Битрикс24.
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02
Tomamos una plantilla de agente del catálogo ECM Clasificador de entrantes, enrutador, analizador de contratos, generador de resoluciones, búsqueda en el archivo, control de órdenes, respuestas a solicitudes. Más de 16 escenarios listos.
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La secretaría, el jurista y el COO lo configuran ellos mismos Nomenclatura de expedientes, reglas de enrutamiento, plantillas de contratos, listas de exclusión de contrapartes, alertas de SLA. A/B y rollback con un clic, sin código.
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04
Los empleados ven el resultado donde ya trabajan El documento en el SGD, el dictamen del contrato — en la ficha, la orden — en el BPM, la búsqueda en el archivo — en Telegram y Битрикс24, la escalación — en Teams al directivo.
Lo que acelera de 5 a 10 veces el despliegue de Ai en el SGD.
No vendemos «un SGD nuevo». Ofrecemos un constructor, plantillas y conectores sobre lo que ya existe, para que la secretaría y el jurista monten la solución ellos mismos, sin esperar un año al integrador.
Constructor de rutas no-code
Nomenclatura de expedientes, reglas de enrutamiento, plantillas, listas de exclusión — de forma visual. Sin código ni BPMN.
Plantillas para ECM y SGD
Más de 16 escenarios: clasificación, enrutamiento, contratos, resoluciones, órdenes, solicitudes, búsqueda, revisión pericial.
Conectores a SGD e intercambio electrónico
Directum, ELMA, DocsVision, Дело, Тезис, 1С:ДО, Practika, Диадок, СБИС, СМЭВ, ГосЭДО, SharePoint.
Clasificación de documentos con Ai
Tipo, tema, datos, contraparte, ejecutor, plazo. Según su nomenclatura e histórico. Más del 95% de precisión.
OCR y reconocimiento de campos
Documentos impresos y manuscritos, sellos, firmas, tablas. Extracción de datos, importes, fechas y contrapartes.
Análisis de contratos
Comparación con la plantilla, resaltado de diferencias, verificación de la contraparte en el registro (ЕГРЮЛ) y en listas de exclusión, mapa de riesgos y dictamen.
Extracción de órdenes
De resoluciones, actas y cartas — tareas con ejecutor y plazo. Alta automática en el BPM, control y escalación.
Búsqueda con Ai en el archivo (RAG)
Reglamentos, resoluciones, políticas, correspondencia. Búsqueda semántica con cita de la fuente y número de documento.
Resumen automático del documento
De 100 páginas de contrato — condiciones clave, riesgos, plazos y obligaciones. Para el directivo y el aprobador.
Respuestas a solicitudes
Ciudadanos, clientes, contrapartes. La Ai prepara el borrador de respuesta con referencia al reglamento y a la ley. El gestor documental solo lo aprueba.
Firma cualificada y validez jurídica
КриптоПро, ViPNet, RuToken, JaCarta. Firma conforme a la ley 63-ФЗ, verificación de la cadena de confianza, sello de tiempo.
Traza de auditoría y versiones
Cada acción de la Ai y de las personas queda en el registro. Historial de versiones: quién cambió qué y por qué. Para el auditor y seguridad.
Nos conectamos a su SGD, archivo y BPM.
Nada de «elimine Directum e instale un ECM nuevo». Tomamos su SGD, intercambio electrónico, archivo, portal y BPM — y ponemos la Ai encima. REST / SOAP / CMIS / Webhook — de serie.
// SGD & ECM
// intercambio electrónico & organismos públicos
// firma cualificada & criptografía
// archivo & portal
// BPM & tareas
La Ai toma la decisión allí donde el documento la espera.
Llega una carta al SGD — la ficha se crea y se enruta sola. El contrato pasa al jurista con el dictamen listo. De la resolución se extraen las órdenes hacia ELMA BPM. Un empleado escribe en Telegram «encuentra el reglamento de viajes de trabajo» — recibe el enlace y la cita. Una orden vencida — notificación al directivo en Teams. La decisión la toma una persona allí donde lo exige el reglamento.
Entrantes, salientes, contratos, resoluciones, actas, reglamentos, correspondencia, solicitudes. PDF, DOCX, XLSX, escaneos, e-mail. La Ai lo ve todo.
Ficha en el SGD, orden en el BPM, dictamen del jurista, borrador de respuesta en el intercambio electrónico, escalación en Teams, actualización de estado.
Panel del SGD, portal, bot de Telegram, Битрикс24, MS Teams, Outlook, voz en llamadas entrantes, e-mail a contrapartes.
Más de 16 agentes de Ai para las tareas típicas de la gestión documental.
Plantilla + sus documentos = un agente operativo en el SGD. Sin meses de I+D. Cada escenario incluye ROI y traza de auditoría para seguridad y el auditor.
Clasificación y enrutamiento de entrantes
Cartas, solicitudes, reclamaciones, actas → tipo, datos, ejecutor, plazo. Ficha en el SGD con control de SLA. Más del 95% de precisión.
Análisis de un contrato en 5 minutos
Comparación con la plantilla, resaltado de diferencias, verificación de la contraparte, riesgos, dictamen. El jurista y seguridad revisan un trabajo ya hecho.
Ruta de aprobación inteligente
La Ai construye la cadena según el tipo y el importe, paraleliza etapas, detecta conflictos y cita la política. Ciclo −75%.
Extracción de órdenes de las resoluciones
Resolución y acta → tareas en el BPM con ejecutor y plazo. Control, escalación e informe al directivo. SLA +38 p.p.
Búsqueda en el archivo corporativo
Reglamentos, resoluciones, políticas, correspondencia. Pregunta en Telegram — recibe la respuesta y la cita con el enlace al documento.
Respuestas a solicitudes de ciudadanos y clientes
La Ai prepara el borrador de respuesta con referencia al reglamento y a la ley. El gestor documental solo lo aprueba. El SLA de respuesta se cumple.
Generador de resoluciones y reglamentos
A partir de la plantilla y los datos de entrada — un borrador de documento listo con todos los datos, referencias normativas y el estilo corporativo de su empresa.
Resumen automático de documentos largos
100 páginas de contrato → condiciones clave, riesgos, plazos. Para el directivo, el aprobador y seguridad. Con referencias a cláusulas concretas.
Analista de Ai para el COO y la secretaría
Pregunte por voz: «Muéstrame los contratos en aprobación desde hace más de una semana» — cifras, gráfico, cuellos de botella y responsables.
La Ai en la gestión documental debe gestionarla quien responde de la secretaría y del área jurídica. No TI ni el integrador del SGD.
La secretaría conoce la nomenclatura de expedientes. El jurista conoce las plantillas y las listas de exclusión. El COO conoce los SLA. Son ellos quienes configuran la Ai a su medida — en su panel, no mediante un ticket a TI y un contrato de un año con el integrador.
Ai = un módulo del SGD que nadie configura
- ✕Cambia la nomenclatura — ticket al integrador, desarrollo, pruebas, producción. Un trimestre como mínimo.
- ✕Cada nuevo tipo de documento — un proyecto aparte y un pago adicional.
- ✕Una «caja negra de enrutamiento con Ai» — el gestor documental no entiende por qué el documento fue a parar a esa persona.
- ✕El jurista no se fía del «análisis del contrato con Ai» y lo lee igualmente a mano.
- ✕Si no funciona, la culpa es de «una plantilla de entrante equivocada».
Ai = una herramienta en manos de la secretaría y del jurista
- ✓La secretaría cambia por sí misma la nomenclatura, las reglas de enrutamiento, los SLA y las listas de exclusión — sin código.
- ✓El jurista edita las plantillas de contratos y los indicadores de riesgo — en minutos.
- ✓Cada decisión de la Ai se explica: documento de origen, campos, cita de la plantilla.
- ✓Reentrenamiento con su histórico de documentos y rutas — de serie.
- ✓Versiones, A/B y rollback de reglas — como en DevOps, pero para ECM.
Una solución que gusta al COO, a seguridad y a los juristas a la vez.
La gestión documental es un compromiso entre velocidad, solidez jurídica, confidencialidad y traza de auditoría. AiST está diseñado para que todas las partes digan «sí».
Cifras de velocidad y costes de personal
- Ciclo de aprobación −60–80%
- Tiempo de procesamiento de entrantes −70–90%
- Cumplimiento del SLA de órdenes +30–50 p.p.
- Costes de personal de secretaría −20–40%
- Búsqueda en el archivo en segundos en lugar de horas
- ROI en 3–6 meses
Seguridad y confidencialidad
- On-prem o AiST BOX en su centro de datos
- Los documentos de uso interno y confidenciales no salen fuera
- 152-ФЗ, firma cualificada 63-ФЗ, ГОСТ Р
- Auditoría completa de consultas y acciones de la Ai
- RBAC y marcas de confidencialidad
- Exportación a SIEM (Kaspersky, MaxPatrol)
Gobernanza y validez jurídica
- Versiones, A/B, rollback de reglas
- Explicación de cada decisión de la Ai
- Firma cualificada y sello de tiempo conforme a la 63-ФЗ
- Conservación del documento original y del historial
- Reglas transparentes para el auditor
- Compatible con ГОСТ Р y su normativa interna
Las preguntas que hacen el COO, el jurista y seguridad antes del piloto.
¿En cuánto tiempo se lanza el primer escenario?
Búsqueda en el archivo y asistente de Telegram — 2 semanas. Clasificación y enrutamiento de entrantes — 3–4 semanas: hay que conectar su SGD y reentrenar con el histórico. Análisis de contratos — 4–6 semanas: hay que reunir las plantillas y las listas de exclusión.
¿De verdad la secretaría y el jurista lo configurarán sin TI?
Sí. Toman la plantilla, definen la nomenclatura de expedientes, las reglas de enrutamiento, los límites de las acciones automáticas y los casos límite que requieren aprobación. Prueban con el histórico, campeón vs. retador, y lo despliegan sobre una parte del flujo. TI solo interviene en la fase de conexión del SGD y del intercambio electrónico.
¿Y la validez jurídica y la firma electrónica cualificada?
La Ai prepara el borrador del documento y el dictamen — firma una persona con su firma cualificada conforme a la ley 63-ФЗ. Compatibilidad con КриптоПро, ViPNet, RuToken, JaCarta. Sello de tiempo y verificación de la cadena de confianza — de serie. Traza de auditoría de cada acción.
¿Y la 152-ФЗ, la 63-ФЗ y los documentos de uso interno?
La plataforma se despliega en su centro de datos o como AiST BOX dentro del perímetro de la organización. Los documentos de uso interno, los datos personales y los contratos no salen del perímetro. Ninguna API externa para documentos confidenciales. Todos los modelos funcionan en local.
¿Qué pasa si la Ai enruta mal?
La secretaría define reglas estrictas y límites. Los casos límite (un tipo de documento nuevo, una contraparte dudosa, un importe por encima del límite) pasan a aprobación del gestor documental. A/B y rollback con un clic. Una decisión errónea se revierte y se convierte en un ejemplo de entrenamiento.
¿Cuánto cuesta?
Suscripción por licencias más facturación posterior de los servicios de Ai, o compra de una licencia perpetua para on-prem. El piloto es un precio fijo con una economía clara desde el inicio: calculamos el ahorro en costes de personal de secretaría y del área jurídica y en velocidad de aprobación.
Le mostramos en 30 minutos qué proceso de gestión documental generará dinero para su empresa primero.
Recogemos su perfil (SGD, intercambio electrónico, volumen de documentos), el stack de sistemas y los casos típicos — y volvemos con 3 escenarios a su medida, una estimación de ROI y un plan de piloto de 2–4 semanas.